#Dokumentation

Was eine Kundenakte zusammenhält, ist die Fahrgestellnummer, nicht der Kundenname. Als wir die erste Papierakte digitalisierten, acht Belege zu einem Fahrzeug, stand auf einzelnen Blättern noch ein Vorbesitzer. Der Name wechselt, die Fahrgestellnummer bleibt, also haben wir sie fest auf jeden Beleg geschrieben und den Kunden nur weich zugeordnet. Man bindet eine Sache an das, was sich nicht ändert, nicht an das, was heute zufällig obenauf liegt.

Einen Tag, den niemand vergeben hat, hängt nicht der Code an, sondern das System selbst. In unserem Dokumentenarchiv Paperless bekam jeder eingelesene Beleg die Markierung ZU BEARBEITEN, obwohl mein Import-Skript sie nie setzte. Der Grund war eine einzige Voreinstellung: der Tag galt als Eingangskorb und wird damit automatisch an alles gehängt, was hereinkommt. Dieselbe Mechanik hatte schon einmal 581 Belege stumm markiert. Wenn etwas auftaucht, das du nicht gesetzt hast, such nicht im eigenen Code, sondern in den Voreinstellungen.

Ein kuratiertes Gedächtnis reicht nicht, um die eigene Geschichte zu erzählen. Als ich für eine Artikelreihe meine KI-Reise rekonstruierte, fehlte in der aus Merknotizen gebauten Zeitleiste ein ganzes Projekt, das Loco-Soft Hilfe-System, an dem ich wochenlang gebaut hatte. Erst die vollständigen Sitzungsprotokolle, rund sechshundert Einträge zurück bis Ende Oktober, brachten es zurück. Die aufgeräumte Zusammenfassung vergisst das Unscheinbare, der lückenlose Rohbestand erinnert sich. Wer nur seine Höhepunkte notiert, schreibt am Ende eine geschönte Geschichte.

Wenn ein erfahrener Kollege in Rente geht, nimmt er ohne Vorsorge sein halbes Wissen mit. Bei uns ist genau das passiert: vieles, was er über Jahrzehnte konnte, stand nur in seinem Kopf und nirgends sonst. Darum halten wir jetzt jeden wiederkehrenden Ablauf, etwa die Service-Annahme, als Diagramm im Nextcloud-Handbuch fest. Jeder so festgehaltene Prozess wird später Baustein einer eigenen Werkstatt-KI, die den Kollegen hilft, wenn sie nicht weiterwissen. Ein Kopf geht in Rente, ein aufgeschriebener Handgriff bleibt.

Bevor man zwei Systeme verbindet, schreibt man erst auf, welche Daten überhaupt schon vorhanden sind. Bevor ich unsere Dokumentenablage an Loco-Soft koppeln wollte, habe ich eine ganze Sitzung lang nur gelesen und kartiert: drei Loco-Soft-Datenbanken, allein eine davon mit fünfzehn Tabellen, dazu eine SOAP-Schnittstelle, über die dieselben Fahrzeugdaten noch einmal kommen. Keine Zeile Code, nur eine Landkarte. Wer zuerst das Gelände kennt, baut die Brücke an der richtigen Stelle.

Wenn Footer und Impressum verschiedene Orte nennen, vereinheitlicht man beide auf die rechtlich verbindliche Anschrift aus dem Impressum. Bei einer Prüfung meiner Seite, gebaut mit Astro, stand im Footer die eine Stadt und im Impressum eine andere Gemeinde der Region. Beides war gut gemeint, zusammen wirkte es widersprüchlich. Das Impressum nach Paragraf fünf DDG braucht genau eine ladungsfähige Anschrift, nicht zwei Versionen. Wer rechtlich erreichbar sein muss, darf sich nicht zwischen zwei Orten verstecken.

In meinem Impressum steht jetzt das Digitale-Dienste-Gesetz und nicht mehr das Telemediengesetz, weil der Gesetzgeber das alte Gesetz abgelöst hat. Beim Überarbeiten der Rechtsseiten habe ich neun Verweise von TMG auf DDG umgestellt, Paragraf für Paragraf, vom sichtbaren Text bis in die Meta-Beschreibung. Solche Texte veralten still, niemand bekommt eine Mahnung dafür. Ein Rechtstext ist nur so verlässlich wie der Tag, an dem man ihn zuletzt gelesen hat.

Eine Änderung überlebt den Neustart nur, wenn sie an der dauerhaften Stelle landet und nicht im flüchtigen Speicher. Ich hatte die Netzwerkadresse unserer Ladesäule über das Verwaltungsprotokoll gesetzt, alles lief, und nach dem nächsten Neustart stand wieder der alte Wert da. Erst als ich die Zeile in die dauerhafte Konfiguration der Säule schrieb, blieb sie. Was nicht festgeschrieben ist, ist nur geborgt, bis der Strom einmal weg war.

Ein Zugang, den man oft benutzt, aber nie ablegt, ist verloren, sobald das Gedächtnis aussetzt. Wir hatten die Zugangsdaten für die Loco-Soft SOAP-Schnittstelle im April einmal ermittelt und seither immer wieder verwendet, doch die Notiz, sie in den Passwort-Tresor Vaultwarden zu legen, blieb liegen. Als ich sie jetzt brauchte, fand ich sie nirgends, weder im Tresor noch auf einem Server, und das war mein Fehler. Etwas oft zu benutzen ist nicht dasselbe wie es zu besitzen, erst das Ablegen macht aus Wissen einen Bestand.

Als zentrale Dokumentenablage taugt unser Werkstatt-Programm nicht. Loco-Soft hat auf dem Server nur fünf Gigabyte frei, der TWAIN-Scanner läuft unter Windows 11 nicht mehr, und für jeden Beleg muss man erst den Kunden öffnen und das Bild von Hand kopieren. Deshalb liegen die Belege jetzt in einem eigenen Dokumentensystem, sauber durchsuchbar und von überall erreichbar. Ein Programm ist gut in dem, wofür es gebaut wurde, und nur darin.

Der Plan für ein Vorhaben sollte leben, bevor man die erste Schraube anfasst, an einem festen Ort, den auch andere sehen können. Ich habe es mir zur Regel gemacht, vor jedem größeren IT-Vorhaben zuerst ein Projekt in OpenProject mit Aufgaben und Meilensteinen anzulegen und ein eigenes Verzeichnis für die Dokumentation, und erst danach zu bauen. Ein Plan im Kopf ist nach einer Woche weg, ein Plan an einem festen Ort bleibt für alle nachvollziehbar.

Ein Firmendokument gehoert nicht der Person, die es einscannt, sondern niemandem persoenlich. Bei uns hingen siebenhundertneunundachtzig Dokumente am Konto eines einzelnen Mitarbeiters, und ich fragte mich, was passiert, wenn der einmal kuendigt. Heute entscheidet das Scan-Profil am Geraet: Firmenpost bekommt keinen Eigentuemer und laeuft ueber den Posteingang, nur Privates bleibt an einer Person. Was allen gehoert, sollte an keinem Einzelnen haengen.

Weil ein falsch gesetzter Schalter, den niemand dokumentiert hat, genauso wirkt wie ein großer Defekt. Bei der Mail-Einrichtung lag es am Ende an einem einzigen Port, 465 statt 587, der anders sein musste als überall beschrieben. Stunden hingen an einer Zeile. Wer sie findet und aufschreibt, schenkt dem nächsten den ganzen Tag.

Sofort aufschreiben, nicht erst am Ende. Beim Lernen speichere ich jede Erklärung und jedes Bild ab, sobald es da ist. Wissen, das nur im Verlauf eines Chats bleibt, ist nach der Sitzung weg. Was nicht festgehalten wird, war am Ende keine Erkenntnis, nur ein Moment.

Das System. Unsere Doku behauptete an einer Stelle eine alte Datenbank, live lief längst eine andere. Das Repo beschreibt, wie es sein sollte, der Server zeigt, wie es ist. Ich handle nach dem, was wirklich läuft, und ziehe die Doku nach, nicht umgekehrt.

Nein, hinter jedem Satz steht ein Urteil, das jemand erstritten hat. Wir haben unseren Datenschutz auf Basis konkreter Gerichtsentscheidungen formuliert, nicht aus einem Generator. Wer ihn ernst nimmt, schützt nicht sich, sondern die Leute, deren Daten er verwaltet.

Weil sie einem sonst nicht wirklich gehört. Was nicht dokumentiert ist, gehört dem, der es zuletzt angefasst hat, und der ist vielleicht weg. Wir haben Netzwerk, Server und Zugänge sauber aufgeschrieben. Eine Topologie auf Papier ist ein Stück Unabhängigkeit, gerade im Kleinbetrieb.

Bis aufs Zeichen. Falsche Firmierung in Impressum oder Rechtstexten ist tatsächlich abmahnbar. Wir haben alle Vorkommen auf die handelsregister-korrekte Schreibweise vereinheitlicht. Sorgfalt im Kleinen ist keine Pedanterie, sie ist Respekt vor dem eigenen Haus und schützt vor unnötigem Ärger.

Gerade die. Ein verschwiegenes Risiko verschwindet nicht, es wartet nur auf den ungünstigsten Moment. Wir führen eine offene Liste der bekannten Schwachstellen, auch der peinlichen. Verschwiegene Risiken werden teuer, benannte werden abgearbeitet.